Vad du bör inkludera i en offertförfrågan för kirurgiska och medicinska produkter

En offertförfrågan (RFQ) ger leverantören den information som behövs för att kontrollera produkttillgänglighet, bekräfta specifikationer och ta fram ett användbart erbjudande. För kirurgiska produkter och medicintekniska produkter kan små skillnader i storlek, material, ytbehandling, förpackning eller dokumentation påverka om en artikel motsvarar era inköpskrav. En detaljerad offertförfrågan gör det också lättare att jämföra offerter på likvärdiga grunder.

NOVRIN SURGICALS köper in produkter från granskade tillverkare i Pakistan, däribland kirurgiska instrument från Sialkot, landets centrum för instrumenttillverkning. Punkterna nedan kan hjälpa sjukhus, distributörer, importörer, kliniker och upphandlingsorganisationer att förbereda en förfrågan för en enskild produkt eller en blandad order.

1. Specificera varje produkt tydligt

Ange produktnamnet och, om det finns, er egen artikelkod, referensnummer, ritning eller katalogbeskrivning. Förlita er inte enbart på breda benämningar som ”pincetter” eller ”handskar”: de kan avse produkter med olika utformning och specifikationer. Om ni köper in ett sortiment, bifoga en lista med en rad per artikel i stället för att gruppera olikartade produkter.

Ta med relevanta uppgifter för produkttypen. För ett instrument kan det handla om modell, längd, spetsform, käfttyp, låsmekanism och om det är återanvändbart eller för engångsbruk. För handskar anger ni material, om de är avsedda för undersökning eller kirurgi, om de är pudrade, storleksintervall och färg. För masker anger ni typ och eventuella krav på prestandaspecifikation. För operationsrockar och dukar tar ni med modell, storlek, material- eller barriärkrav och om ni behöver ett kundanpassat set.

Produktsidorna kan hjälpa er att hitta rätt kategori, till exempel kirurgiska instrument, dentala instrument, undersökningshandskar eller operationsrockar och dukar. Bifoga ett fotografi eller en markerad ritning om en visuell egenskap är viktig, och ange vilka detaljer som är obligatoriska och vilka leverantören kan föreslå.

2. Ange material, mått och ytbehandling

Lista önskat material och eventuella kvaliteter, sammansättningar eller konstruktionsdetaljer som är viktiga för specifikationen. För instrument anger ni mått, ytbehandling och eventuella önskemål om utformning. För sårvårdsprodukter, sprutor, medicinska kärl eller diagnostikutrustning anger ni relevanta storlekar, komponentuppgifter, måttenheter och tekniska egenskaper. Om ni hänvisar till en vedertagen specifikation eller provningsmetod, ange den och bifoga relevant dokument i stället för att utgå från att leverantören tolkar den på samma sätt.

Om alternativ kan godtas, ange det uttryckligen. Ni kan be leverantören att lämna offert på den efterfrågade specifikationen och redovisa eventuella föreslagna alternativ separat. Låt inte ersättningar, materialändringar eller avvikelser framgå enbart av en produktbild eller en kort beskrivning.

3. Ange kvantitet och beställningsmönster

Ange önskad kvantitet för varje artikelrad och vilken enhet ni använder: styck, par, lådor, kartonger eller annan definierad förpackningsenhet. Ange förpackningskvantiteten om den är känd, och be leverantören att tydligt specificera offererad enhet och förpackningskonfiguration. Vid planerade inköp kan ni även ange uppskattat årsbehov, leveransplan eller prognos, om sådan finns. Skilj mellan den första ordern och eventuella återkommande beställningar.

Minsta orderkvantitet och produktions- eller leveransplan beror på produkt, specifikation och tillverkare. Om dessa faktorer påverkar ert beslut, be att de bekräftas i offerten i stället för att utgå från en standardgräns eller ledtid.

4. Beskriv krav på förpackning och märkning

Beskriv hur varje artikel ska förpackas, inklusive individuell förpackning, innerförpackning och exportkartong där det är relevant. Om ni behöver förpackningar med eget varumärke, bifoga original, språkkrav, streckkoder, artikelkoder och krav på kartongmärkning, eller ange när dessa uppgifter kommer att lämnas. För produkter som ni kräver ska vara sterila, ange önskad presentation och förpackningsdetaljer, och fråga vilken tillverkar dokumentation som finns för den specifika produkten.

Ta med eventuella krav på identifiering av parti eller batch, utgångsinformation, bruksanvisningar eller bipacksedlar samt packlistor. Dessa detaljer bör fastställas innan en order bekräftas, särskilt när er mottagnings-, lager- eller distributionsprocess förutsätter ett visst märkningsformat.

5. Lista krav på kvalitets- och regulatorisk dokumentation

Informera leverantören om vilka dokument er organisation behöver granska och om de krävs i offert-, prov- eller orderskedet. Beroende på produkt och destination kan ni fråga efter specifikationer, provningsrapporter, försäkringar, spårbarhetsuppgifter, tillverkaruppgifter, produktmärkning eller sterilitetsdokumentation. Ange marknaden och den planerade importvägen så att förfrågan kan bedömas i sitt sammanhang.

ISO 13485, CE/MDR, FDA-registrering, DRAP-licenser och sterilitetsvalidering ska bekräftas för varje produkt och tillverkare; dokumentation finns på begäran. Behandla inte dokumentation eller status för en produkt som bevis för en annan. Be om dokumentation från den aktuella tillverkaren och kontrollera att produktidentitet, omfattning och datum motsvarar era krav. Köpare ansvarar själva för importregistrering och andra lokala krav i sitt land. Mer information finns på sidorna om kvalitet och regelefterlevnad.

6. Ange leverans- och offertvillkor

Ange destinationsland och stad, önskad hamn eller leveransplats, önskat leveransfönster och eventuella leveransbegränsningar. För att kunna jämföra offerter, ange vilken Incoterm och namngiven plats ni vill att offerten ska baseras på. NOVRIN SURGICALS lämnar offerter på FOB Karachi-basis; om ni behöver ett annat upplägg, ange det i förfrågan så att tillgängligheten kan kontrolleras. Ni kan också be att offerten redovisar valuta, giltighetstid, förpackningsuppgifter och eventuella antaganden separat.

Ange önskade betalningsvillkor om ni har ett fastställt krav, men utgå inte från att de kan godtas utan bekräftelse. Om er order kräver inspektion, tredjepartsprovning eller ett visst dokument före leverans, beskriv processen och tidsplanen i offertförfrågan.

7. Beskriv behov av prover och utvärdering

Om ni behöver prover, ange vilka produkter, specifikationer och kvantiteter ni behöver samt vad ert team ska utvärdera. Ett prov kan hjälpa er att bedöma om produkten motsvarar er inköpsspecifikation, men ersätter inte granskning av tillämplig produktdokumentation. Köparen betalar provkostnad och kuriravgifter; dessa krediteras mot den första ordern.

Checklista för offertförfrågan

• Produktnamn, artikelkod, ritning eller referensbild för varje artikelrad
• Önskade material, mått, utformning och godtagbara alternativ
• Kvantitet, enhet, förpackningskonfiguration och eventuell orderprognos
• Krav på förpackning, märkning, språk och eget varumärke
• Kvalitets-, regulatorisk- och produktdokumentation som ska granskas
• Destination, önskat leveransfönster och Incoterm
• Provbehov, utvärderingskriterier och kontaktuppgifter

När informationen är klar skickar ni den via sidan begär en offert. Om ni fortfarande håller på att fastställa specifikationen beskriver sidan så arbetar vi inköpsprocessen. En fullständig offertförfrågan undanröjer inte behovet av att kontrollera varje produkt och tillverkare, men ger båda parter ett tydligare diskussionsunderlag och en mer användbar offert.